ERP-системы — волшебная таблетка или инструмент для работы?
Руководители в своей работе, часто сталкиваются с неисполнительностью, безалаберностью и глупыми ошибками сотрудников. А неорганизованность и хаотичность работы компании, когда не понятно, кто и за что отвечает, и с кого за что спрашивать, порой доводят руководителя до белого каления. И, конечно же, сложно осуждать такого руководителя, перепробовавшего множество методов справиться с этим, за то, что он начинает искать некую «волшебную таблетку», которая разом решит все его проблемы.
Многие владельцы и руководители компаний видят такую «волшебную таблетку» в ERP-системах. Вот поставим 1С: 8.2 УПП, или SAP, или еще какую программу и все у нас станет замечательно и красиво, и все станут работать правильно.
ERP-система (англ. Enterprise Resource Planning System — Система планирования ресурсов предприятия) — это интегрированная система на базе информационных технологий для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия (значимые физические активы, финансовые, материально-технические и человеческие ресурсы).
Цель ERP-системы — содействие потокам информации между всеми хозяйственными подразделениями (бизнес-функциями) внутри предприятия и информационная поддержка связей с другими предприятиями. Построенная, как правило, на централизованной базе данных, ERP-система формирует стандартизованное, единое информационное пространство предприятия.
Программы устанавливаются, но чуда не происходит, сотрудники продолжают делать глупейшие ошибки, документация теряется, клиенты звонят и высказывают претензии. И крайними в этой ситуации обычно становятся те, кто устанавливал программный продукт. Но так ли уж они виноваты? Я думаю, в этом необходимо разобраться. Мы не будем рассматривать случаи, когда компания, которую мы наняли устанавливать нам программные продукты, действительно ошибается или выполняет свою работу халтурно и программы не работают. Такое, конечно же, бывает. Но я хочу показать, почему ERP-системы не дают ожидаемого результата в тех случаях, когда программисты выполняют свою работу хорошо.
Начнем с того, что ERP-системы призваны отражать существующее положение дел, помочь улучшить контроль над осуществляемыми процессами, происходящими в компании. Они помогают добиваться того, чтобы процессы выполнялись точно так, как они задуманы, не давать изменять их, исключить, где это возможно, человеческий фактор, а также не позволять теряться различным частицам. Они также призваны помочь ускорять процессы. На этом все. Они не могут сами создавать и корректировать эти процессы.
Для того чтобы проиллюстрировать это, приведу такой пример. На предприятии, где выпускается майонез, поставили новую производственную линию. Работа всей линии контролируется компьютером, где в программном обеспечении прописаны рецепты различных майонезов. Программа контролирует весь процесс производства этого майонеза, даже какое количество готового майонеза помещается в пачку. И, конечно же, эта программа написана программистами. Но скажите, программисты сами придумывали и решали, сколько и каких ингредиентов должно быть помещено в аппарат, как долго и при какой температуре варится субстанция? Или им кто-то поставил задачу? Ответ очевиден. Задачу им ставили технологи, те, кто точно знает весь технологический процесс, и знают, КАК должен изготавливаться майонез. И если бы технолог был некомпетентен и в задаче прописал не правильный рецепт, то майонез делался бы не того качества. И программисты были бы бессильны исправить ситуацию, потому что они НЕ ЗНАЮТ технологию изготовления майонеза.
Так и в отношении компании. Если бизнес-процессы в компании неправильные, не формализованы, ERP-система не поможет. Если в вашей компании неправильный документооборот, и никто не знает, каким он должен быть, то ERP-система не поможет. Приведу такой пример (реальный, из практики). В компании (и это не исключительный случай) водитель мог получить материалы для доставки на стройку, не выписывая их в бухгалтерии. Более того, он мог и выехать с этим грузом за территорию с накладной, которую ему от руки выписал завсклад. Как вы думаете, насколько в этом случае программа 1С поможет контролировать движение материальных ценностей? И виноваты ли здесь отдел ИТ? Я думаю, что учет был бы на много эффективней, если бы были прописанные регламенты отгрузки материалов и товара, и был бы конкретный сотрудник, контролирующий и отвечающий за его выполнение (что и было потом сделано в этой компании).
Также, ни для кого не секрет, что управленческий учет (его правила) отличается от бухгалтерского учета. За оптимальный и точный бухгалтерский учет отвечает главный бухгалтер (бухгалтерия). И делают они это (настройку поступивших общих данных под правила бухгалтерского учета) часто в общей учетной системе (общей базе данных). При этом, сотрудники бухгалтерии (иногда не только бухгалтерии) совершенно бесконтрольно корректируют документы задним числом. Порой один бог знает, что они там «наоптимизировали». И как в таком случае винить сотрудников ИТ за то, что в последствии никто не может ручаться за достоверность данных в системе?
А если при этом некоторые сотрудники компании, которые принимают участие в формировании технического задания (ТЗ) для ИТ, кровно заинтересованы в том, чтобы точные данные в принципе не были доступны? Должен заметить, что они очень активно отстаивают свои позиции. И когда руководители, которые ничего не понимают в управленческом учете, склонны их поддерживать, программисту, который мало ориентируется в специфике работы вашей компании, практически невозможно создать качественный продукт. Да, он может сделать программный продукт, который будет точно соответствовать требованиям ТЗ, которое для него составили. Но что это даст вам?
Или возьмем другой пример: завод производящий продукты питания. До нашего прихода в эту компанию производственные линии перестраивались по нескольку раз в смену, что приводило к большим потерям сырья, энергоносителей, времени, расходов на оплату труда рабочих. Там не было никакого планирования. Работа была поставлена так: менеджеры по продажам, заключив очередную сделку, неслись в производство и требовали немедленно («забота о клиенте») изготовить им такое-то количество такой-то продукции. Менеджеров по продажам там было восемь, и каждый «загружал» производство под свои заказы отгрузок. Производство лихорадило. И если бы подобный «бизнес-процесс» закрепили программно, то вряд ли это помогло бы производству. Программный продукт, поставленный на хаос, просто закрепляет этот самый хаос.
Поэтому, прежде чем писать техническое задание для программистов – рекомендуем оптимизировать, формализовать бизнес-процесс и многократно его обкатать. Это включает в себя координацию работы отдела продаж и отдела планирования, занимающегося координацией работы отдела снабжения, производственного отдела, отдела технического обеспечения (электрики, механики), отдела логистики и склада (распределительного центра). И только когда бизнес-процесс апробирован, доказал свою эффективность и формализован, программисты автоматизируют его в виде программы.
Подведем итог: ERP-системы действительно очень важны для компаний, они существенно облегчают жизнь и оптимизируют работу компании, а также делают ее управляемой и контролируемой. А крупные компании вообще не могут без них существовать. Но, для того, чтобы они были эффективны, необходимо, прежде чем перевести бизнес-процесс в ERP-систему, формализовать его, прописать все относящиеся к нему регламенты, апробировать, и только потом прописывать в программе.
Марат Саид-Галиев
Управляющий партнер консалтинговой компании H-aRt
