Учет в кафе

Варианты автоматизации учета в кафе

Варианты учета в кафе можно условно разделить на несколько видов. Каждый из них позволяет поддерживать деятельность кафе и его развитие. По мере расширения бизнеса и преобразования одиночного заведения в сетевое возникает необходимость в переходе на более совершенный и детализированный уровень учета. Автоматизация позволяет вести учет быстрей, уменьшить человеческий фактор. Чем крупней заведение и больше сеть, тем более детализированным должен быть учет.

1. «По краям».
2. Учет продаж.
3. Детализированный учет с калькуляцией.
4. Общий управленческий учет.
5. Полноценный управленческий учет.

Учет в кафе, с чего начать?

Необходимость учета в кафе появляется еще на стадии его создания. Кто-то ведет учет в бумажной тетради, кто-то в таблицах Excel, кто-то в программе 1С:Предприятие. Ведется учет вкладываемых средств в ремонт, закупку оборудования, оснащение заведения. Начинать учет можно со всего, чем удобно пользоваться. Затем настает этап выбора программного обеспечения и оборудования для учета продаж. Из опыта специалистов ООО «Восток», если это первое заведение, или «пробный шар», не стоит сразу наворачивать систему, покупать пос терминал, чековый принтер и программное обеспечение.

Вполне достаточно приобрести кассовый аппарат и выполнить требования законодательства. Это первый вариант учета — учет по краям. Учитываются вложенные средства в кафе, деньги выделяемые на закупку продуктов и зарплату персонала и выручка заведения. Минимальные вложения в учет, пробная эксплуатация и общая настройка работы заведения. Чтобы не вещали компании по автоматизации учета, для кафе на первом месте всегда были, есть и будут — вкусные блюда и атмосфера заведения. Именно эти две вещи создают поток клиентов и запускают сарафанное радио.

Старт кафе в режиме «учет по краям» позволяет:

1. Сэкономить деньги на открытие кафе.
2. Запустить заведение с минимальными затратами.
3. Отладить основные бизнес-процессы перед построением системы учета.
4. Выйти из бизнеса с минимальными потерями.
5. Упростить работу персоналу на старте.
6. Протестировать различные форматы работы.
7. Определиться с необходимой детализацией учета.

Если кафе развивается и увеличивается поток клиентов, то необходимо переходить к детальному учету продаж. Кафе оснащается пос терминалом, приобретается pos принтер чеков, подбирается программное обеспечение для учета. Принтер чеков работает не только на учет, но и «подрабатывает» на маркетинг — в чеке указывается сайт заведения, телефоны для резервирования столиков, анонсы акций и мероприятий. Обратите внимание, для рекламы в чеке необходимо, чтобы pos принтер был рассчитан на ширину печати 80 мм. С интенсивной работой в кафе справится принтер Citizen, который быстро печатает чеки со скоростью 160 мм/сек на чековой ленте шириной 80 мм.

На этапе простого учета продаж можно выбирать практически любое программное обеспечения для кафе, как устанавливаемое на пос-терминал, так и работающее «в облаке». Варианты учетного программного обеспечения «в облаке» хороши, если заведение еще не определилось с дальнейшим развитием и нужна простая и недорогая программа учета для кафе. С прицелом на дальнейшее развитие учета стоит приобретать не облачный вариант. Из нашего опыта внедрения учета в кафе, оптимальным вариантом является Микроинвест. Программа простая в освоении, удобная в работе, позволяет постепенно наращивать детализацию учета.

Детализированный учет с калькуляциями блюд

На рынке очень много предложений по автоматизации кафе и приличное количество предложений по программному обеспечению для кафе. Протестировав большинство программ, специалисты компании «Восток пришли к выводу, что практически 80% потребностей в учете обеспечивают два программных продукта: Микроинвет и 1С:Предприятие. Эти две программы могут работать сообща. Мироинвест стоит выбирать если кафе будет работать по стандартным бизнес-процессами, без настройки под специфические потребности в виде особых дисконтных программ, подарочных сертификатов, учета по корпоративным клиентам и отдельным мероприятиям.

Общий управленческий учет в кафе

Управленческий учет в кафе подразумевает однозначное применение 1С:Предприятие. Вне зависимости от того, какой программный продукт применяется для учета продаж в кафе, расчета калькуляций и оперативного учета. На базе 1С:Предприятия настраивается общий управленческий учет, который в целом будет работать по бухгалтерским правилам и планам счетов. Были попытки продвижения «особых» программ для учета в кафе, но это либо попытка продажи узкоспециализированных корпоративных продуктов, либо пазл, собранный из различных проектов. Управленческий учет в кафе успешно выстраивается на 1С: и Микроинвест в качестве «фронт-офиса».

Полноценный управленческий учет в кафе

Дальнейшее развитие общего управленческого учета на 1С:Предприятии. При этом виде учета учитывается практически все: возврат инвестиций, реальная амортизация основных средств и оборудования, полные финансовые результаты с управленческим балансом. Этот вид учета в основном применяется в сетевых заведениях с уже хорошо отлаженным оперативным учетом и укомплектованным штатом бухгалтеров.

Задать вопрос