Инвентаризация основных средств

Инвентаризация основных средств (ОС) и товарно материальных ценностей (ТМЦ) — это метод контроля за сохранностью имущества предприятия, а так же актуальностью отражения данных в бухгалтерском учете. Инвентаризация позволяет своевременно выявить и исправить расхождения между фактическими данными, полученными в результате проведения инвентаризации, и данными бухгалтерского учета. Инвентаризация ОС и ТМЦ является важной частью системы управления активами предприятия (Еnterprise asset management — EAM).

Цель инвентаризации — актуальная, достоверная и полная финансовая отчетность предприятия.

Результатом инвентаризации является — учтенные и сохраненные материальные активы предприятия.

Результатом инвентаризации является — полная и достоверная финансовая отчетность предприятия.

Основные задачи инвентаризации:

выявление фактического наличия имущества;
сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
определение излишков и недостачь;
проверка условий эксплуатации основных средств;
выявлнеие неиспользумемых объектов, а так же непригодных для использования.

Виды инвентаризации:

Плановая
Выборочная
Внезапная
Фоновая

Для проведения инвентаризации ОС назначается инвентаризационная комиссия. Инвентаризации подлежат все материальные активы компании независимо от их местонахождения. Инвентаризации подлежит имущество, принадлежащее другим предприятиям (полученное в аренду или на хранение), и имущество, находящееся за пределами предприятия (сданное в аренду или на хранение). Инвентаризация имущества производится по его местонахождению в разрезе материально ответственных лиц.

До начала инвентаризации проводится проверка:

инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
технических паспортов или другой технической документации;
документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

Действия по проведению инвентаризации:

осмотр физического наличия объектов инвентаризации;
маркировка объектов инвентаризации;
составление инвентаризационных описей отдельно для каждого вида ОС;
составление сравнительных ведомостей;
ведение инвентарных карточек;
отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

Автоматизация инвентаризации основных средств решается и упрощается с помощью технологии штриховых и QR кодов, а так же RFID-меток. Для сбора информации применяется терминал сбора данных (ТСД), с помощью терминала можно оперативно получить информацию об объекте, а так же, считав метку, подтвердить фактическое наличие. Если для ведения учета вы используете программу BAS, тогда для инвентаризации рекомендуем использовать ТСД с ПО Mobile SMARTS — драйвер инвентаризации основных средств с помощью ТСД MS-1C-INVENTORY-CHECKING-DRIVER. Электронная лицензия на один терминал сбора данных. Для инвентаризации по RFID меткам применяются специальные терминалы оснащенные RFID-модулем и программное обеспечение для этих терминалов — RFID-U Android.При автоматизации мы рекомендуем первичную инвентаризацию и отладку системы начинать со штриховых кодов, а после отладки системы переходить к RFID меткам.

Инвентаризация в офисе

Маркировка основных средств для автоматизации учета выполняется с помощью различных видов этикеток, бирок, наклеек и RFID-меток. Штриховые и QR коды печатаются с помощью принтеров этикеток. Мы рекомендуем наладку системы инвентаризации и переход от ручного способа (карточки, журналы) к автоматизации выполнять постепенно и этапами. На первом этапе — выполнить первичную маркировку с помощью бумажных и полипропиленовых этикеток. Печать на принтере этикеток позволяет самостоятельно и оперативно допечатывать этикетки при выявлении не маркированных основных средств, объектов имущества и ТМЦ. Не тратится время на заказ и ожидания изготовления специализированных этикеток.

После выполнения первичного этапа маркировки и учета основных средств в системе можно переходить к постоянной маркировке специализированными этикетками. Наши специалисты рекомендуют продукцию Inotec Barcode Security GmbH (Ноймюнстер, Германия). Этикетки Inotec изготавливаются по многослойной технологии и обладают особой устойчивостью к внешним воздействиям.

При выполнении первичной маркировки и инвентаризации с помощью бумажных и полипропиленовых этикеток определяются виды специализированных этикеток по форматам, размерам, клеящему слою, условиям эксплуатации. Эти параметры важны, так как могут быть объекты, на которые необходимо клеить «сеты». Это наборы из нескольких этикеток, чтобы можно было считывать инвентарный номер с разных сторон объекта учета.

Универсальная этикетка для инвентаризации основных средств содержит сразу несколько вариантов для автоматизации считывания — штриховой код, RFID-метку и QR-код ссылку на веб-паспорт. Кроме кодировки автоматического считывания на этикетке должен быть обычный цифровой или буквенный-цифровой инвентарный номер.

Очень важно понимать, что сама по себе инвентаризация основных средств не в полной мере решает задачу учета и сохранения активов предприятия. Это всего навсего часть системы управления активами предприятия. Для полноценного контроля над активами необходимы система ТОиР (техническое обслуживание и ремонты), а так же интеграционная система для контроля состоянии и оценки рыночной стоимости активов. Автоматизация инвентаризации позволяет проводить ее быстро и увеличить частоту контрольных мероприятий. Применение веб-паспортов, RFID порталов добавляет возможность выполнять фоновую инвентаризацию при перемещении объектов, передаче между ответственными лицами или при проведении технического обслуживания и ремонтов. Такой контроль необходим, чтобы закрыть «черную дыру», через которую могут бесконтрольно тратиться значительные средства предприятия.

Перспективной технологий для полноценного управления активами предприятия является технология веб-паспортов (QR кодов ссылок) и веб-платформы размещенной в облаке или на физических серверах предприятия. Одной из таких систем является веб-платформа EAM Webrozum, обеспечивающая прямой контроль по веб-паспортам, а так же возможности по интеграции всех составляющих: бухгалтерии (BAS, 1C, SAP), ТОиР, АСУР (учет ресурсов), RFID.