Інвентаризація основних засобів

Інвентаризація основних засобів (ОС) та товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) — це спосіб контролю над збереженням майна підприємства, а як і актуальністю відображення даних у бухгалтерському обліку. Інвентаризація дозволяє своєчасно виявити та виправити розбіжності між фактичними даними, отриманими в результаті проведення інвентаризації, та даними бухгалтерського обліку. Інвентаризація ОЗ та ТМЦ є важливою частиною системи управління активами підприємства (Enterprise asset management — EAM).

Мета інвентаризації — актуальна, достовірна та повна фінансова звітність підприємства.

Результатом інвентаризації є — враховані та збережені матеріальні активи підприємства.

Результатом інвентаризації є — повна та достовірна фінансова звітність підприємства.

Основні завдання інвентаризації:

виявлення фактичної наявності майна;
порівняння фактичної наявності майна з даними бухгалтерського обліку;
визначення надлишків та нестача;
перевірка умов експлуатації основних засобів;
виявлення невикористовуваних об'єктів, а також непридатних для використання.

Види інвентаризації:

Планова
Вибіркова
Раптова
Фонова

Для проведення інвентаризації ОЗ призначається інвентаризаційна комісія. Інвентаризації підлягають всі матеріальні активи підприємства незалежно від своїх місцезнаходження. Інвентаризації підлягає майно, що належить іншим підприємствам (отримане в оренду або на зберігання), та майно, що перебуває за межами підприємства (здане в оренду або на зберігання). Інвентаризація майна здійснюється за його місцезнаходженням у розрізі матеріально відповідальних осіб.

До початку інвентаризації проводиться перевірка:

інвентарних карток, інвентарних книг, описів та інших регістрів аналітичного обліку;
технічних паспортів чи іншої технічної документації;
документів на кошти, здані або прийняті організацією в оренду та на зберігання.

Дії з інвентаризації:

огляд фізичної наявності об'єктів інвентаризації;
маркування об'єктів інвентаризації;
складання інвентаризаційних описів окремо для кожного виду ОС;
складання порівняльних відомостей;
ведення інвентарних карток;
відображення результатів інвентаризації у бухгалтерському обліку.

Автоматизація інвентаризації основних засобів вирішується та спрощується за допомогою технології штрихових та QR кодів , а також RFID-міток. Для збору інформації застосовується термінал збору даних (ТСД), за допомогою терміналу можна оперативно отримати інформацію про об'єкт, а також, вважаючи мітку, підтвердити фактичну наявність. Якщо для ведення обліку ви використовуєте програму BAS, тоді для інвентаризації рекомендуємо використовувати ТСД із програмним забезпеченням Mobile SMARTS — драйвер інвентаризації основних засобів за допомогою ТСД MS-1C-INVENTORY-CHECKING-DRIVER. Електронна ліцензія однією термінал збору даних. Для інвентаризації за RFID мітками застосовуються спеціальні термінали оснащені RFID-модулем та програмне забезпечення для цих терміналів — RFID-U Android.При автоматизації ми рекомендуємо первинну інвентаризацію та налагодження системи починати зі штрихових кодів, а після налагодження системи переходити до RFID міткам.

Інвентаризація в офісі

Маркування основних засобів для автоматизації обліку виконується за допомогою різних видів етикеток, бирок, наклейок та RFID-міток. Штрихові та QR коди друкуються за допомогою принтерів етикеток. Ми рекомендуємо налагодження системи інвентаризації та перехід від ручного способу (картки, журнали) до автоматизації виконувати поступово та етапами. На першому етапі — виконати первинне маркування за допомогою паперових та поліпропіленових етикеток. Друк на принтері етикеток дозволяє самостійно та оперативно додруковувати етикетки при виявленні не маркованих основних засобів, об'єктів майна та ТМЦ. Не витрачається час на замовлення та очікування на виготовлення спеціалізованих етикеток.

Після виконання первинного етапу маркування та обліку основних засобів у системі можна переходити до постійного маркування спеціалізованими етикетками. Наші фахівці рекомендують продукцію Inotec Barcode Security GmbH (Ноймюнстер, Німеччина). Етикетки Inotec виготовляються за багатошаровою технологією і мають особливу стійкість до зовнішніх впливів.

При виконанні первинного маркування та інвентаризації за допомогою паперових та поліпропіленових етикеток визначаються види спеціалізованих етикеток за форматами, розмірами, клеючим шаром, умовами експлуатації. Ці параметри важливі, тому що можуть бути об'єкти, на які необхідно клеїти «мережі». Це набори з кількох етикеток, щоб можна було зчитувати інвентарний номер з різних боків об'єкта обліку.

Універсальна етикетка для інвентаризації основних засобів містить відразу кілька варіантів для автоматизації зчитування — штриховий код, RFID-мітку та QR-код посилання на веб-паспорт. Крім кодування автоматичного зчитування на етикетці має бути звичайний цифровий чи літерно-цифровий інвентарний номер.

Дуже важливо розуміти, що сама по собі інвентаризація основних засобів не повною мірою вирішує завдання обліку та збереження активів підприємства. Це всього лише частина системи управління активами підприємства. Для повноцінного контролю над активами необхідні система ТОіР (технічне обслуговування та ремонти), а також інтеграційна система для контролю стану та оцінки ринкової вартості активів. Автоматизація інвентаризації дозволяє проводити її швидко та збільшити частоту контрольних заходів. Застосування веб-паспортів, RFID порталів додає можливість виконувати фонову інвентаризацію при переміщенні об'єктів, передачі між відповідальними особами або під час технічного обслуговування та ремонтів. Такий контроль необхідний, щоб закрити «чорну діру», через яку можуть безконтрольно витрачатися значні кошти підприємства.

Перспективною технологією для повноцінного управління активами підприємства є технологія веб-паспортів (QR кодів посилань) та веб-платформи розміщеної у хмарі або на фізичних серверах підприємства. Однією з таких систем є веб-платформа EAM Webrozum, що забезпечує прямий контроль за веб-паспортами, а також можливості по інтеграції всіх складових: бухгалтерії (BAS, 1C, SAP), ТОіР, АСУР (облік ресурсів), RFID.