ERP-система — чарівна таблетка або інструмент для роботи?
Керівники у своїй роботі, часто стикаються з не старанністю, нехлюйством та дурними помилками співробітників. А неорганізованість та хаотичність роботи компанії, коли не зрозуміло, хто та за що відповідає, та з кого за що питати, часом доводять керівника до сказу. І, звичайно ж, складно засуджувати такого керівника, перепробував безліч методів впоратися з цим, за те, що він починає шукати якусь «чарівну таблетку», яка разом вирішить всі його проблеми.
Багато власників та керівників компаній бачать таку «чарівну таблетку» в ERP-системах. Ось поставимо 1С 8.2 УВП, або SAP, або ще якусь програму та все у нас стане чудово та красиво, й всі стануть працювати правильно.
ERP-система (англ. Enterprise Resource Planning System — Система планування ресурсів підприємства) — це інтегрована система на базі інформаційних технологій для управління внутрішніми та зовнішніми ресурсами підприємства (значущі фізичні активи, фінансові, матеріально-технічні та людські ресурси).
Мета ERP-системи — сприяння потокам інформації між усіма господарськими підрозділами (бізнес-функціями) всередині підприємства та інформаційна підтримка зв'язків з іншими підприємствами. Побудована, як правило, на централізованій базі даних, ERP-система формує стандартизований, єдиний інформаційний простір підприємства.
Програми встановлюються, але дива не відбувається, співробітники продовжують робити дурні помилки, документація втрачається, клієнти телефонують та висловлюють претензії. І крайніми у цій ситуації зазвичай стають ті, хто встановлював програмний продукт. Але чи так вже вони винні? Я думаю, у цьому необхідно розібратися. Ми не будемо розглядати випадки, коли компанія, яку ми найняли встановлювати нам програмні продукти, дійсно помиляється або виконує свою роботу халтурно та програми не працюють. Таке, звичайно ж, буває. Але я хочу показати, чому ERP-системи не дають очікуваного результату у тих випадках, коли програмісти виконують свою роботу добре.
Почнемо з того, що ERP-системи покликані відображати наявний стан справ, допомогти поліпшити контроль над здійснюваними процесами, що відбуваються в компанії. Вони допомагають домагатися того, щоб процеси виконувалися точно так, як вони задумані, не давати змінювати їх, виключити, де це можливо, людський фактор, а також не дозволяти губитися різним часткам. Вони також покликані допомогти прискорювати процеси. На цьому все. Вони не можуть самі створювати та коректувати ці процеси.
Для того щоб проілюструвати це, наведу такий приклад. На підприємстві, де випускається майонез, поставили нову виробничу лінію. Робота всієї лінії контролюється комп'ютером, де в програмному забезпеченні прописані рецепти різних майонезів. Програма контролює весь процес виробництва цього майонезу, навіть яка кількість готового майонезу надходить в пачку. І, звичайно ж, ця програма написана програмістами. Але скажіть, програмісти самі придумували та вирішували, скільки та яких інгредієнтів має бути завантажено в апарат, як довго та при якій температурі вариться субстанція? Чи їм хтось поставив завдання? Відповідь очевидна. Задачу їм ставили технологи, ті, хто точно знає весь технологічний процес, та знають, ЯК повинен виготовлятися майонез. І якби технолог був некомпетентний та в задачі прописав не правильний рецепт, то майонез робився б не тієї якості. І програмісти були б безсилі виправити ситуацію, тому що вони НЕ ЗНАЮТЬ технологію виготовлення майонезу.
Так і щодо компанії. Якщо бізнес-процеси у компанії неправильні, не формалізовані, ERP-система не допоможе. Якщо у вашій компанії неправильний документообіг, та ніхто не знає, яким він має бути, то ERP-система не допоможе. Наведу такий приклад (реальний, з практики). У компанії (і це не винятковий випадок) водій міг отримати матеріали для доставки на будівництво, не виписуючи їх у бухгалтерії. Більш того, він міг і виїхати з цим вантажем за територію з накладною, яку йому від руки виписав завсклад. Як ви думаєте, наскільки у цьому випадку програма 1С допоможе контролювати рух матеріальних цінностей? І винні тут відділ ІТ? Я думаю, що облік був би на багато ефективніше, якщо б були прописані регламенти відвантаження матеріалів та товару, та був би конкретний співробітник, який контролює та відповідає за його виконання (що й було потім зроблено у цій компанії).
Також, ні для кого не секрет, що управлінський облік (його правила) відрізняється від бухгалтерського обліку. За оптимальний та точний бухгалтерський облік відповідає головний бухгалтер (бухгалтерія). І роблять вони це часто у загальній обліковій системі (спільна база даних). При цьому, співробітники бухгалтерії (іноді не тільки бухгалтерії) абсолютно безконтрольно коригують документи заднім числом. Часом один Бог знає, що вони там «наоптимізували». І як у такому випадку звинувачувати співробітників ІТ за те, що надалі ніхто не може ручатися за вірогідність даних у системі?
А якщо при цьому деякі співробітники компанії, які беруть участь у формуванні технічного завдання (ТЗ) для ІТ, кровно зацікавлені у тому, щоб точні дані у принципі не були доступні? Повинен зауважити, що вони дуже активно відстоюють свої позиції. І коли керівники, які нічого не розуміють в управлінському обліку, схильні їх підтримувати, програмісту, який мало орієнтується у специфіці роботи вашої компанії, практично неможливо створити якісний продукт. Так, він може зробити програмний продукт, який буде точно відповідати вимогам ТЗ, яке для нього склали. Але що це дасть вам?
Або візьмемо інший приклад: завод виробляє продукти харчування. До нашого приходу у цю компанію виробничі лінії перебудовувалися по кілька разів за зміну, що призводило до великих втрат сировини, енергоносіїв, часу, витрат на оплату праці робітників. Там не було ніякого планування. Робота була поставлена так: менеджери з продажу, уклавши чергову угоду, мчали у виробництво та вимагали негайно («турбота про клієнта») виготовити їм таку-то кількість продукції. Менеджерів з продажу там було вісім, і кожен «завантажував» виробництво під свої замовлення відвантажень. Виробництво лихоманило. І якби подібний «бізнес-процес» закріпили програмно, то навряд чи це допомогло б виробництву. Програмний продукт, поставлений на хаос, просто закріплює цей самий хаос.
Тому, перш ніж писати технічне завдання для програмістів — рекомендуємо оптимізувати, формалізувати бізнес-процес та багато разів його обкатати. Це містить в себе координацію роботи відділу продажів та відділу планування, що займається координацією роботи відділу постачання, виробничого відділу, відділу технічного забезпечення (електрики, механіки), відділу логістики та складу (розподільчого центру). І тільки коли бізнес-процес апробований, довів свою ефективність та формалізований, програмісти автоматизують його у вигляді програми.
Підіб'ємо підсумок: ERP-системи дійсно дуже важливі для компаній, вони істотно полегшують життя та оптимізують роботу компанії, а також роблять її керованою та контрольованою. А великі компанії взагалі не можуть без них існувати. Але, для того, щоб вони були ефективними, необхідно, перш ніж перевести бізнес-процес в ERP-систему, формалізувати його, прописати всі пов'язані з ним регламенти, та тільки потім прописувати в програмі.
Марат Саїд-Галієв
Керуючий партнер консалтингової компанії H-aRt
Якщо вас зацікавили ERP системи, то надсилайте свій запит та питання на електронну скриньку vostok@pkf.dp.ua, через форму зворотного зв'язку або телефонуйте (056) 720-90-37; (067) 384-69-83.
