Облік у кафе

Варіанти автоматизації обліку у кафе

Варіанти обліку у кафе можна умовно розділити на кілька видів. Кожен з них дозволяє підтримувати діяльність кафе та його розвиток. По мірі розширення бізнесу та перетворення одинокого закладу у мережеве виникає необхідність у переході на більш досконалий та деталізований рівень обліку. Автоматизація дозволяє вести облік швидше, зменшити людський фактор. Чим більший заклад та більша мережа, тим більш детальним повинен бути облік.

1. «По краях».
2. Облік продажів.
3. Деталізований облік з калькуляцією.
4. Загальний управлінський облік.
5. Повноцінний управлінський облік.

Облік у кафе, з чого почати?

Необхідність обліку у кафе з'являється ще на стадії його створення. Хтось веде облік у паперовому зошиті, хтось у таблицях Excel, хтось у програмі 1С:Підприємство. Ведеться облік вкладених коштів у ремонт, закупівлю обладнання, оснащення закладу. Починати облік можна з усього, чим зручно користуватися. Потім настає етап вибору програмного забезпечення та обладнання для обліку продажів. З досвіду фахівців ТОВ «Восток», якщо це перший заклад, або «пробна куля», не варто відразу навертати систему, купувати пос термінал, чековий принтер та програмне забезпечення.

Цілком достатньо придбати касовий апарат та виконати вимоги законодавства. Це перший варіант обліку — облік по краях. Враховуються вкладені кошти у кафе, гроші виділяються на закупівлю продуктів та зарплату персоналу та виторг закладу. Мінімальні вкладення в облік, пробна експлуатація та загальне налаштування роботи закладу. Щоб не казали компанії по автоматизації обліку, для кафе на першому місці завжди були, є і будуть — смачні страви та атмосфера закладу. Саме ці дві речі створюють потік клієнтів та запускають сарафанне радіо.

Старт кафе у режимі «облік по краях» дозволяє:

1. Заощадити гроші на відкриття кафе.
2. Запустити заклад з мінімальними витратами.
3. Налагодити основні бізнес-процеси перед побудовою системи обліку.
4. Вийти з бізнесу з мінімальними втратами.
5. Спростити роботу персоналу на старті.
6. Протестувати різні формати роботи.
7. Визначитися з необхідною деталізацією обліку.

Якщо кафе розвивається та збільшується потік клієнтів, то необхідно переходити до детального обліку продажів. Кафе оснащується пос терміналом, купується pos принтер чеків, підбирається програмне забезпечення для обліку. Принтер чеків працює не тільки на облік, а й «підробляє» на маркетинг — у чеку вказується сайт закладу, телефони для резервування столиків, анонси акцій та заходів. Зверніть увагу, для реклами у чеку необхідно щоб pos принтер був розрахований на ширину друку 80 мм. З інтенсивною роботою у кафе впорається принтер Citizen, який швидко друкує чеки зі швидкістю 160 мм/сек на чековій стрічці шириною 80 мм.

На етапі простого обліку продажів можна вибирати практично будь-яке програмне забезпечення для кафе, як встановлюється на пос-термінал, так і працює «у хмарі». Варіанти облікового програмного забезпечення «у хмарі» хороші, якщо заклад ще не визначилося з подальшим розвитком та потрібна проста та недорога програма обліку для кафе. З прицілом на подальший розвиток обліку потрібно купувати не хмарний варіант. З нашого досвіду впровадження обліку у кафе, оптимальним варіантом є Мікроінвест. Програма проста в освоєнні, зручна у роботі, дозволяє поступово нарощувати деталізацію обліку.

Деталізований облік з калькуляціями страв

На ринку дуже багато пропозицій щодо автоматизації кафе та пристойна кількість пропозицій по програмному забезпеченню для кафе. Протестувавши більшість програм, фахівці компанії «Восток» прийшли до висновку, що практично 80% потреб в обліку забезпечують два програмних продукти: Мікроінвет та 1С:Підприємство. Ці дві програми можуть працювати спільно. Міроінвест варто вибирати якщо кафе буде працювати за стандартними бізнес-процесами, без налаштування під специфічні потреби у вигляді особливих дисконтних програм, подарункових сертифікатів, обліку по корпоративних клієнтах та окремих заходах.

Загальний управлінський облік у кафе

Управлінський облік у кафе має на увазі однозначне застосування 1С:Підприємство. Незалежно від того, який програмний продукт застосовується для обліку продажів у кафе, розрахунку калькуляцій та оперативного обліку. На базі 1С:Підприємства налаштовується загальний управлінський облік, який у цілому буде працювати за бухгалтерськими правилами та планам рахунків. Були спроби просування «особливих» програм для обліку у кафе, але це або спроба продажу вузькоспеціалізованих корпоративних продуктів, або пазл, зібраний з різних проектів. Управлінський облік в кафе успішно вибудовується на 1С: і Мікроінвест як «фронт-офісу».

Повноцінний управлінський облік у кафе

Подальший розвиток загального управлінського обліку на 1С:Підприємство. При цьому виді обліку враховується практично все: повернення інвестицій, реальна амортизація основних засобів та обладнання, повні фінансові результати з управлінським балансом. Цей вид обліку в основному застосовується у мережевих закладах з уже добре налагодженим оперативним обліком та укомплектованим штатом бухгалтерів.

Задати питання