Адреси електронної пошти
Правила адресації електронної кореспонденції.
Типове явище, коли при призначенні адрес електронної пошти вказуються ім'я та прізвище адресата. Наприклад, найбільш часте правило: перша літера імені, точка, прізвище, всі букви у транслітерації.
Для підприємств та організацій це є не доцільним — запам'ятати на слух дуже важко, при зміні співробітника необхідно виконати багато роботи по створенню нової адреси, налаштуванню та переносу даних. Більш правильним є призначення адрес за посадовими та функціональним обов'язкам. По-перше, при зміні працівника, це дозволяє надати новому співробітнику повну інформацію про лінії е-мейл комунікації його посади. По-друге, при зміні посади необхідно тільки внести зміни у підпис, всі зв'язки будуть збережені та передані новому співробітнику.
Короткі, прості та прив'язані до посади е-мейл адреси дуже зручні у ситуації, коли вашому співробітнику повинні відправити лист та йому потрібно повідомити свою службову адресу електронної пошти, продиктувавши телефоном. А якщо співробітнику доводиться диктувати свою адресу раз десять на день? А якщо це служба підтримки, маркетинг або секретаріат? Адреси можуть бути посадовими та груповими. Короткі імена надаються співробітникам, відділам та робочим групам.
Як вибирати коротку назву? Коротке ім'я для е-мейл адреси повинно формуватися за затвердженими корпоративним правилам. Ні в якому разі його не повинен вигадувати користувач. Як ім'я може використовуватися номер пропуску у тому випадку, якщо пропускна система підприємства пов'язана з посадою. Крім того, зручно використовувати внутрішній номер телефону.
Загальні адреси для відділу або функціоналу: 1@vostok.ua — адреса для приймання комерційних пропозицій. Її легко продиктувати, запам'ятати, обробляти та фільтрувати спам. Також можна використовувати імена відділів — kadry@vostok.ua.
Службові загальноприйняті імена
- info@ — відділ маркетингу, в якому можна дізнатися коротку інформацію про організацію, продукцію та послуги.
- marketing@ — відділ маркетингу та взаємодії з продажами.
- sales@ — відділ продажів, замовлення продукції та інформація про замовлення.
- support@ — відділ клієнтської підтримки, питання по продуктах або послугах.
- admin@ — програмісти, системні адміністратори.
- user@ — користувач, споживач.
- mail@ — загальна пошта для вхідних листів.
- blog@ — інтернет-журнал подій, інтернет-щоденник, онлайн-щоденник.
- office@ — приймальня директор, секретар.
- job@/resume@/hr@ — для приймання резюме та спілкування з кандидатами на роботу
- spam@ — для скарг на спам.
- billing@ — для білінгу.
- account@ — для бухгалтерії та підтримки акаунтів.
- postmaster@ — SMTP.
- hostmaster@ — DNS.
- usenet@ — NNTP.
- news@ — NNTP.
- webmaster@ —HTTP.
- www@ — HTTP.
- uucp@ — UUCP.
- ftp@ — FTP.
noreply@ — приклад дуже поганої адреси. Така адреса електронної пошти проявляє наплювацьке ставлення до одержувача листа — «ми прокукурікали, а там хоч світанок не наступай». Відправляєте лист — будьте готові отримати вхідний лист з питанням, пропозицією або зауваженням.
Формування імені за певною схемою
Наприклад, адреса пошти PNNDD@domain.ru, в якому:
- P — префікс компанії або підрозділу.
- NN — номери або назви відділів.
- DD — номер поштової скриньки (код посади) у відділі.
У підсумку вийде V010112@vostok.ua. Поштову адресу, сформовану за такою схемою, вже можна легко продиктувати та правильно записати. Крім цього, можна автоматизувати створення такої адреси при заповненні картки співробітника у програмі «1С: Підприємство».
На час заміщення або відпустки співробітника, необхідно дати доступ до отримання листів з його робочої поштової скриньки. Можна делегувати доступ до поштової скриньки без можливості відправки листів від його імені. Всі листи повинні відправлятися від імені заступника.
